سامانه مدیرت درخواست ها

 

سیستم مدیریت درخواست و ارباب رجوع که Request Management System نیز نامیده می شود برای مدیریت درخواستها و پشتیبانی و با کاهش مراجعات

حضوری و تلفنی کاربران طراحی و پیاده سازی شده است.
 

سیستم تحت وب Ticketing یا همان مدیریت درخواست ها بدین صورت طراحی شده است که ارباب رجوع به جای مراجعه حضوری و تلفنی از طریق اینترنت به

این سیستم مراجعه کرده و درخواست خود را مطرح می نمایند. با پرکردن فرم مربوط به درخواست و تعیین نوع درخواست توسط کاربر یک ticket برای کاربر در
 
سیستم ایجاد می شود که سیستم مشخصات آن را برای کاربر از طریق ایمیل ارسال می نماید. Ticket ایجاد شده بر اساس سرفصل درخواست که توسط کاربر
 
انتخاب شده است به صورت خودکار به بخش یا فرد مربوطه ارسال می شود تا مورد درخواستی پیگیری شود. این سیستم سرعت و کیفیت سرویس دهی به کاربران
 
را به سرعت بالا برده و در جلب رضایت ارباب رجوع بسیار موثر می باشد.
 

در سیستم Ticket Management احتیاجی به حضور فیزیکی کارمندان در پشت میزهای خود نیست و کارمندان می توانند از طریق اینترنت و بدون حضور

فیزیکی مشکل ارباب رجوع را برطرف نمایند.
 

این سیستم باعث می شود تا دیگر سازمانها نیازی به پیگیری کارهای روتین روزمره یا درخواست های واحدها یکدیگر یا پاسخ به درخواست کاربر توسط تلفن

نداشته باشند. هرکاربر با ورود به سیستم می تواند درخواست خود را در یک قسمت خاص ثبت نماید. سپس منتظر پاسخ می ماند.
 

در هر صف (queue) تعدادی از کارمندان سازمان (در صورتی که درخواستها بین واحدهای یک سازمان باشند نیز این مسئله امکان پذیر می باشد و سیستم

میتواند به صورت چند منظوره استفاده شود) اصطلاحا درخواست یا ticket جدید را مشاهده می نمایند. یکی از آنها می تواند به این درخواست پاسخ دهد یا اینکه
 
در صورتی که درخواست باید به بخش دیگری ارجاع شود و سپس روی آن کار شود ، این درخواست به یک صف دیگر ارجاع می شود. در این مدت کاربر
 
درخواست دهنده با مراجعه به سیستم می تواند در جریان این اتفاقات قرار گیرد.
 

در نهایت پس از اتمام کار نتیجه درخواست مشخص است و کاربر می تواند از آن مطلع شود. البته در تمام موارد سطح دسترسیهای متفاوتی قابل اعمال برروی

کاربران سیستم در هر سطحی می باشد. همچنین با استفاده از این سیستم گلوگاههای سیستم های مختلف نیز شناسایی می شود و در صورت بروز هرگونه تاخیر
 
در هر مرحله آن قسمت می تواند پس از شناسایی، مشکلاتش برطرف شود. مثلا اگر درخواست ها در یک بخش برای مدتی
 

بیش از حد انتظار باقی بماند بر اساس گزارشات این سیستم می توان به مشکل آن قسمت پی برد. مشکل می تواند کمبود نیروی انسانی یا عدم حضور کارشناس یا

موارد مشابه باشد. البته این سیستم آنچنان قدرتمند و پرکاربرد می باشد که ذکر تمام امکانات آن در این بخش امکان پذیر نیست.
 

امکانات پیشنهادی سیستم مدیریت درخواستها:

 

· پیش تعریف سوالات رایج

 

· امکان پیش تعریف قالب برای پاسخ های ارسالی

 

· امکان تعریف سازمان و واحدهای سازمانی

 

· ثبت و بایگانی درخواست ها در سیستم

 

· مدیریت و دسته بندی درخواست ها

 

· نگاشت درخواست ها به بخش مربوطه

 

· امکان ثبت درخواست در سیستم از طریق SMS

 

· امکان ثبت درخواست در سیستم توسط کاربر

 

· امکان ارجاع خودکار درخواست ها به بخش مربوطه بر اساس سرفصل درخواست

 

· امکان ارجاع درخواست توسط کارمندان به یکدیگر

 

· امکان مدیریت کارمندان و تعیین سطوح دسترسی

 

· امکان ایجاد فرم ثبت درخواست به صورت پویا

 

· امکان نگاشت فرم های پویا به گروه درخواست

 

· امکان پیگیری وضعیت درخواست توسط کاربر و از طریق سایت

 

· امکان پیگیری وضعیت درخواست توسط کاربر و از طریق SMS

 

· امکان آرشیو درخواست ها و پاسخ ها

 

· امکان تعریف و مدیریت بخش ها و تعیین وظایف هر بخش

 

· ارسال SMS به صورت خودکار در موارد زیر:

 

. دریافت پیغام و یا تولید یک ticket جدید

 

. تغییر وضعیت درخواست

 

. تغییر بررسی کننده درخواست

 

. ثبت پاسخ درخواست

 

· تنظیم Workflow برای بررسی درخواست ها

 
 
 
دفتر مرکزی: تهران، خیابان شهید مفتح، کوچه بخشی موقر، پلاک 16 طبقه سوم واحد 8  تلفن : 68-88318067-021
تازه های از شرکت فرزانگان

01 شهریور مـاه 1394

21 مرداد مـاه 1394

05 مرداد مـاه 1394

05 مرداد مـاه 1394

05 مرداد مـاه 1394