سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری تحت وب فرزانگان

 
 
 
 
 

سیستم دبیر خانه و اتوماسیون اداری تحت وب فرزانگان

معرفی

 
 

سیستم دبیرخانه فرزانگان نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکـت های مختلـف با قابلیت های بسیار ،امنیت بالا و کاربری اسان با 

مزیت  بررسی کارتابل در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان به صورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جای فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل 
 
نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشـیو می شود . سیستم دبیر خانه بـدون کاغـذ فـرزانگان با برچیدن روش های سـنتی و 
 
سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت،در جهت جلوگیری ازاتلاف وقت و پراکندگی اسنادوهمچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات و 
 
موجب حرکت به سوی استانداردهای نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است . در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه بایـد داشته باشد از 
 
ویژگی های در خور توجه سیستم فرزانگان قابلیت استفاده از قلم نوری برای مدیران و کارمندان و قابلیت تعریف قالب نامه ها می باشد.
 

جغرافیایی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فرزانگان به عنوان ابزاری نوین با قابلیت دسترسی از هر نقطه جغرافیایی به خوبی پاسخگوی سازمان هایی با

 
پراکندگی است و مدیران سازمان ها می توانند در هر لحظه به اطلاعات سازمان خود دسترسی داشته باشند .
 
 

امکانات عمومی سیستم

 
 

ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده وصادره اعم از:نوع نامه ، طبقه بندی نامه ، ارجحیت نامه ، موضوع نامه ، تاریخ ثبت ، شماره نامه ، شماره اندیکاتور ،نامه ،  

رو نوشت ها و ....     مضنون  تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از :
 
اشخاص، شرکت ها ، ادارات و....

امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از :

عطف ، پیرو ، بازگشت و....

امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله pdf،exe، و ارتباط با آن نرم افزار ها

امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم

جستجوی سریع بر اساس : موضوع ،سازمان بیرونی ،سازملن داخلی ،مضمون نامه ،تاریخ ثبت ،شماره اندیکاتور ،تاریخ نامه ، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی

بر اساس ارجاعات آن ... .
 

اصلاح لطلاعات پایه درج شده در سیستم ، مانند : انواع نامه ها (فاکس ، تلگرام ، دستی و ...) انواع طبقه بندی (عمومی ، عادی ، محرمانه و ...)ارجحیت نامه

(عادی ، فوری ،آنی) سمت ها ، دبیرخانه ها و ...
 

امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه

امکان تایید نامه های وارده به دو صورت دستی و سیستمی

ارسال پیام به کاربری های دیگر

امکان تعریف فرم اداری و الصاق آن به نامه و گزارش از فرم های اداری سازمان

امکان ارجاع نامه

امکان پیگیری نامه در دبیرخانه هلی دیگر

امکانات و اسکن و بایگانی

قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای

امکان درج محل فیزیکی نامه ها ، پرونده ها و زونکن های بایگانی

امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف

انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف

امکان scsn تصاویر با فرمت های jpg , tiff و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم

چاپ تصویر در اندازه های مختلف و همچنین امکان ذخیره در فایل یا خواندن از فایل

امکان تعریف امضاء برای تایید کنندگان نامه ها

 
 

امکانات word

 
 

تایپ نامه توسط ویرایشگر 2007 و 2003 ms word

امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار word

ذخیره قالب و متن فایل های word در بانک های اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها

امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران

امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه

 
 

امکان گزارش گیری

 
 

امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ؛ نموداری ، آماری ، جدولی

امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای word , excel

گزارش از دفتر اندیکاتور

گزارش از مکاتبات وارده ، صادره ، داخلی و ...

امکان گزارش گیری پویل بر اساس محدوده تاریخ ثبت ، فرستنده ، گیرنده ، رو نوشت ، شماره نامه ، موضوع نامه ، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و ...

امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات

تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه

گزارش گیزی از نامه مرتبط با یک پروژه

گزارش گیری از نامه های اقدان نشده ، در دست اقدام ، اقدام شده

 
 

امکانات مدیریت سیستم

 
 

تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز

امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها

امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده ، مشخصات ثبت کننده ، تاریخ و زمان ثبت . (log)

تهیه نسخه پشتیبان به صورت دوره ای و اتوماتیک (backup)

قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (me،2000،xp،vista)

تحت شبکه و 2003 server windows و پایگاه داده ای ،2000 sql server 2005

امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد رزرو شماره نامه

امکان پشتیبانی از پروتکل ECE

 
 

کارتابل

 
 

امکان تعریف کارتابل برای مدیران ، کارشناسان و کارمندان

امکان تفکیک نامه های اقدام نشده ،در دست اقدام ،اقدام شده

توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان (ارجاع سریع)

ارجاع نامه توسط یک پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطحی دسترسی

امکان ارجاع همزمان یک نامه وارده به چندین واحد یا شخص

امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص

امکان تعریف کارتابل برای هر واحد

نمایش سریع نامه های مرتبط با نامه

امکان پیگیری نامه های ارجاعی به افرادی که روی نامه ارجاعی اقدامی ننموده اند

نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع

امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر

امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما

امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه

ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری

ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع

امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع

امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه

امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوئی بروی اسکن شده نامه

امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان

امکان پاسخگویی سریع نامه های وارده با استفاده از گزینه جواب نامه

امکان ارجاع ،بایگانی و جواب نامه در نمایش اسکن تصویری نامه ها که به نامه ها پیوست شده باشد(word)

امکان مشاهده متن تایپی

ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره)با درج فیلد های گیزنده ،فرستنده مضمون،تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل word نامه

ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان

امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل

امکان مشاهده پیوست های نامه از قبیل pdf...

امکان پیگیری نامه اعم از ارجاع های رسیده و فرستاده شده (مهلت اقدام)

امکان ارسال پیغام به کاربران دیگر نرم افزار

 
 
 
 
 
 
 
 
دفتر مرکزی: تهران، خیابان شهید مفتح، کوچه بخشی موقر، پلاک 16 طبقه سوم واحد 8  تلفن : 68-88318067-021
تازه های از شرکت فرزانگان

01 شهریور مـاه 1394

21 مرداد مـاه 1394

05 مرداد مـاه 1394

05 مرداد مـاه 1394

05 مرداد مـاه 1394